Quelles sont les informations indispensables ?
Selon votre corps de métier, les signatures en bas de vos correspondances en ligne peuvent prendre différentes formes. Il y a cependant des incontournables :
- Votre prénom et votre nom
- Votre poste au sein de votre entreprise
- Un numéro de téléphone sur lequel il est possible de vous joindre
- Votre adresse email
- L’adresse de votre site internet
- Le numéro d’immatriculation de votre entreprise
- Votre adresse postale
- Votre logo
Pourquoi intégrer une signature à la fin de vos correspondances ?
1/ Gagner un peu de temps
Je suis rédactrice chez Hubside, et dans le cadre de mon activité professionnelle, je suis très souvent amenée à contacter des personnes extérieures à mon entreprise pour la réalisation des portraits sur Hubside.stories par exemple. J’ai donc une adresse professionnelle, mais aussi une adresse email personnelle. Sur mon adresse professionnelle, ma signature est directement intégrée à mes emails. Lorsque j’envoie des emails avec cette adresse, je gagne donc un temps certains par rapport à mon adresse personnelle qui ne contient pas de signature. Je ne suis pas obligée de rentrer une signature à chacun de mes emails.
2/ Gagner en crédibilité
Avec une signature mail, vos correspondants savent dès la réception de votre mail ou de votre réponse que vous êtes une personne qualifiée, capable de répondre à leur question, ou bien de leur assurer que vous faites bien partie de l’entreprise.
Cette signature est rassurante pour vos correspondants, ils savent qui vous êtes, ils savent également comment vous joindre et ils savent que vous êtes une personne qualifiée pour répondre à leurs attentes.
3/ Gagner en visibilité
L’un des buts d’une entreprise, c’est de se faire connaître en ligne. Être présent en ligne avec un site internet, c’est pouvoir convaincre de nouveaux clients mais aussi pouvoir répondre tout de suite à un certain nombre de questions. Pour être bien référencé et être visible sur les moteurs de recherche, il faut travailler son référencement naturel, et l’un des moyens d’y parvenir est d’optimiser le trafic sur votre site avec des liens extérieurs.
Votre signature mail contient l’adresse de votre site internet, et vos correspondants peuvent directement cliquer sur ce lien pour glaner quelques informations avant de vous recontacter.
Comment intégrer une signature à vos emails ?
Il existe de nombreux outils en ligne qui vous permettront d’intégrer une signature à vos emails professionnels. Mais la méthode simple et gratuite pour le faire reste l’interface de Gmail.
Rendez-vous sur votre boite email et cliquez sur la petite roue en haut à droite « paramètres ». Cliquez ensuite sur « voir tous les paramètres ». Dans l’onglet « général » scrollez en bas de la page jusqu’à « signature ».
Un outil de mise en forme vous permet de choisir la police, la taille de la police, sa couleur. Vous pouvez aussi ajouter une image (votre logo) et des liens (vers votre site internet).
Faites des tests de mise en forme et une fois que votre signature est prête, vous pouvez même la décliner avec quelques modifications selon votre correspondant. Vous pourrez choisir quelle signature utiliser lors de la rédaction de votre email.
Sachez enfin qu’avec certaines offres Hubside, vous avez la possibilité d’avoir une adresse email professionnelle personnalisée en fonction du nom de domaine de votre site internet. Encore un indice de crédibilité supplémentaire !
Votre site professionnel avec Hubside 
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